Política de tratamiento de datos personales

Esta política explica cómo Vitalia trata los datos personales de quienes usan su servicio de inyectología a domicilio en Suba, Bogotá, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas aplicables.

Responsable del tratamiento

Qué datos recolectamos

• Identificación y contacto: nombre, número de celular, dirección (barrio, conjunto, torre y apartamento) y correo, si nos lo das. Cuando firmas el consentimiento informado, también tu tipo y número de documento, tu fecha de nacimiento y tu sexo como figura en tu documento.
• Mensajes de WhatsApp: lo que nos escribes, tus notas de voz, las fotos y documentos que nos envías, como tu fórmula, y la ubicación, si nos la compartes. Nuestro WhatsApp, +57 321 410 5045, lo atiende Emilia, nuestra asistente virtual (ver Quién te responde por WhatsApp).
• Datos de salud (datos sensibles): fórmula médica, nombre del medicamento, dosis y vía de aplicación, alergias y condiciones de salud que nos informes para aplicar el medicamento de forma segura, incluidas tus respuestas voluntarias a las preguntas de salud del consentimiento informado.
• Firma trazada (dato sensible): la firma que dibujas con el dedo en la pantalla para firmar el consentimiento informado. Guardamos solo la imagen, dentro de tu documento firmado, sin la presión, la velocidad ni los tiempos del trazo.
• Prueba de tu firma electrónica: cuando nos llega tu consentimiento informado, nuestro sistema anota la fecha y la hora en que lo recibe, la dirección IP desde la que lo envías, el país de esa IP y tu navegador. Solo sirven para demostrar que lo firmaste tú y cuándo.
• Datos de quien te acompaña o firma por ti: si te ayuda una persona de apoyo, su nombre, celular y relación contigo; si otra persona firma por ti a tu ruego, su nombre, documento, edad, dirección, celular, relación contigo y su firma. Solo los usamos para dejar constancia en tu documento de quién te acompañó o firmó por ti, y se conservan con él. Quien firma a tu ruego nos da su propia autorización en el documento; en el formato en papel, también la persona de apoyo.
• Datos del servicio y pago: fecha y hora de las visitas, valor, anticipo y comprobantes de pago: la captura que nos envías cuando pagas a nuestra llave Bre-B o la confirmación de Mercado Pago cuando pagas con su link. No almacenamos datos de tarjetas ni claves de tu banco: los pagos con el link los procesa directamente Mercado Pago.
• Datos de navegación: solo si aceptas las cookies de medición, datos de uso de la web a través de Google Analytics y el píxel de Meta. Consulta la Política de cookies.

No recolectamos datos de menores de edad: el servicio es solo para mayores de 18 años.

Para qué usamos tus datos

1. Agendar, confirmar, reprogramar y prestar el servicio de aplicación de inyecciones a domicilio, y responder tus mensajes de WhatsApp a cualquier hora, también por medio de Emilia, nuestra asistente virtual.
2. Verificar que tu dirección esté dentro de nuestra zona de cobertura.
3. Revisar tu fórmula y tu medicamento para decidir si la aplicación se puede hacer de forma segura en casa.
4. Llevar el registro de tu atención: tu consentimiento informado firmado y el registro de cada aplicación, como exige la ley a quien presta servicios de salud.
5. Gestionar la compra del medicamento en una droguería, cuando nos pidas que te lo llevemos.
6. Cobrar el anticipo y el saldo, enviarte el link de pago, verificar tus pagos, emitir comprobantes y hacer devoluciones.
7. Enviarte recordatorios de tus próximas dosis, solo si los autorizas y por el canal que autorices.
8. Atender tus peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.
9. Medir y mejorar la web y nuestra publicidad, solo con tu consentimiento de cookies.
10. Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades.

Quién te responde por WhatsApp

Nuestro WhatsApp, +57 321 410 5045, lo atiende Emilia, la asistente virtual de Vitalia. Emilia es un programa de inteligencia artificial, no una persona. Te responde a cualquier hora: te dice el precio, revisa si tu barrio está en nuestra zona, deja pedida tu cita y te explica cómo pagar. El equipo de Vitalia la supervisa, puede leer las conversaciones y tomar la conversación en cualquier momento.

• Lo que siempre revisa una persona: tu fórmula y tu medicamento, la hora de tu cita, tus pagos y las devoluciones. Emilia no da consejos médicos ni confirma por su cuenta que un medicamento se puede aplicar.
• Hablar con una persona: pídeselo a Emilia cuando quieras y te pasa con alguien del equipo, a cualquier hora.
• Urgencias: si nos escribes señales de alarma, Emilia te responde de inmediato que llames a la línea 123 o vayas a urgencias, y le avisa al equipo. Vitalia no es un servicio de urgencias.
• Cómo funciona: para entender y responder tus mensajes, y para pasar tus notas de voz a texto, Emilia usa los servicios de OpenAI. Funciona en servidores de Railway, y su memoria (lo que ya conversaste con ella, para que no tengas que repetirlo), tus citas y tus pagos quedan en el sistema de Vitalia, en Cloudflare. El equipo lee y responde las conversaciones en su bandeja de WhatsApp, que se guarda en Supabase. Las fotos que nos envías, como la de tu fórmula, no se las mandamos a OpenAI: las revisa una persona del equipo. Ver Con quién compartimos tus datos.
• Cuándo te escribe: solo mientras estamos conversando, dentro de las 24 horas siguientes a tu último mensaje. Si una cita queda a medias, puede recordártela hasta dos veces en ese plazo.

Datos sensibles de salud

Tus datos de salud y tu firma trazada son sensibles. Por eso:

• Solo los tratamos con tu autorización previa, expresa e informada, que nos das al marcar la casilla de autorización en la web o en el formato en papel, y al confirmarla en WhatsApp.
• No estás obligado a autorizar su tratamiento ni a responder las preguntas de salud. Las del consentimiento informado son voluntarias: si no las respondes en línea, quien aplica te las hace en la visita. Lo que sí necesitamos es tu fórmula médica, porque sin ella no podemos aplicar un medicamento.
• Los usamos únicamente para las finalidades 3, 4 y 5 de esta política y, cuando nos los cuentas por WhatsApp, para responderte y agendar tu cita (finalidad 1). Tu firma trazada solo sirve para firmar tu consentimiento informado.
• Solo accede a ellos el personal que presta y coordina tu servicio. Lo que nos escribes por WhatsApp lo lee primero Emilia, nuestra asistente virtual, con los encargados que la hacen funcionar (OpenAI, Railway y Cloudflare), y queda en la bandeja del equipo, en Supabase.

Autorización

Nos autorizas el tratamiento de tus datos:

• En la web, marcando la casilla de autorización antes de continuar a WhatsApp. Si la marcas en el cotizador o en el planificador, guardamos el texto exacto de la casilla y la fecha y la hora en que nos llegó, con tu solicitud (ver Tu solicitud desde el cotizador).
• En WhatsApp, con el mensaje de autorización que envías al solicitar el servicio y respondiendo ACEPTO a nuestro mensaje de bienvenida.

Autorizaciones del consentimiento informado

En el consentimiento informado te pedimos tres autorizaciones por separado. Ninguna viene marcada y cada una queda en tu documento firmado con un Sí o un No:

1. Servicio. «Autorizo a Vitalia a tratar mis datos personales y de salud de este documento para agendar, aplicar de forma segura y registrar mi atención, y a guardarlo en su sistema, alojado en Cloudflare fuera de Colombia.» La necesitamos para recibir y guardar tu documento por la web. Es también tu autorización expresa para que tus datos se guarden fuera de Colombia (Ley 1581 de 2012, artículo 26, literal a). Si no la das, puedes firmar el consentimiento en papel el día de la visita: quien aplica lleva el formato impreso y el original queda en el archivo de Vitalia en Bogotá.
2. Contacto. «Autorizo que Vitalia me escriba por WhatsApp o me llame para coordinar, confirmar y hacer seguimiento de esta aplicación.» La necesitamos para coordinar tu visita.
3. Recordatorios (opcional). «Quiero recibir por WhatsApp recordatorios de mis próximas dosis.» Puedes cancelarlos cuando quieras, sin que cambie tu servicio.

En el formato en papel te pedimos las mismas tres, adaptadas al papel: el original queda en el archivo de Vitalia en Bogotá, y en nuestro sistema anotamos el folio impreso en el formato.

Conservamos prueba de tu autorización. En el consentimiento informado, tu documento guardado incluye la versión del aviso de datos, la huella de sus textos y lo que marcaste en cada casilla. Puedes revocarla en cualquier momento escribiendo a hola@vitaliaensuba.com, salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservar los datos, como pasa con los registros de atención (ver Seguridad y conservación).

Con quién compartimos tus datos

No vendemos tus datos. Solo los compartimos con quienes nos ayudan a prestarte el servicio, que actúan como encargados y deben protegerlos:

Algunas de estas plataformas almacenan datos fuera de Colombia. Al autorizar el tratamiento aceptas esa transmisión internacional, que hacemos a países con niveles adecuados de protección o con las garantías que exige la ley.

Dónde guardamos tu consentimiento informado

Desde el 14 de octubre de 2026 el consentimiento informado se firma en papel, con quien aplica, el día de la visita: el original queda en el archivo de Vitalia en Bogotá, con acceso restringido, y en nuestro sistema solo anotamos su folio. Los que se firmaron antes en la web se guardan como sigue.

Cuando se firmaba en la web, el consentimiento viajaba cifrado (HTTPS) al sistema de Vitalia, alojado en Cloudflare, que actúa como encargado: lo guarda por cuenta nuestra y según nuestras instrucciones, en servidores fuera de Colombia. Las copias de respaldo quedan en el almacenamiento en la nube donde archivamos los registros de atención. Lo que se escribía en el formulario no iba en enlaces, en la analítica de la web ni a otras empresas.

En ese caso, a WhatsApp solo llegaba el código del consentimiento y su versión, no tus datos de salud: Emilia recibe ese código, pero no los datos de salud de tu documento.

Tu solicitud desde el cotizador

Cuando tocas «Agendar por WhatsApp» en el cotizador o «Enviar mi plan por WhatsApp» en el planificador, lo que elegiste queda guardado en el sistema de Vitalia, en Cloudflare, con un código: el barrio, el día y la hora, el valor, la dirección si la escribiste, si necesitas que te llevemos el medicamento (sin decir cuál), la página y por dónde llegaste a la web (por ejemplo, un anuncio de Google), además de la autorización que marcaste. WhatsApp abre con un mensaje corto que solo lleva el barrio, el día, la hora y ese código, y con él Emilia te atiende sin volver a preguntarte lo que ya nos dijiste. Si en ese momento no podemos guardarla, WhatsApp abre con el mensaje completo, como antes. El código vale 7 días y solo sirve en el primer chat que lo envía. Si no nos escribes, borramos la dirección de esa solicitud a los 30 días.

Datos fuera de Colombia

Cloudflare guarda tu consentimiento informado, con tus datos de salud, en servidores fuera de Colombia. WhatsApp también guarda fuera de Colombia los mensajes y las fotos que nos envías, como la de tu fórmula, y lo que nos escribes por WhatsApp, con los datos de salud que nos cuentes, pasa por OpenAI y Railway para que Emilia te responda, y queda guardado en Cloudflare, en su memoria, y en Supabase, en la bandeja del equipo, fuera de Colombia. Si pagas con el link, los datos de tu pago pueden quedar en servidores de Mercado Pago fuera de Colombia. Por eso te pedimos autorización expresa (Ley 1581 de 2012, artículo 26, literal a): en el consentimiento informado va escrita en la autorización de servicio, y en los demás canales, al aceptar esta política. Si prefieres que tu documento firmado no quede en ese sistema, puedes firmar el consentimiento en papel el día de la visita: el original queda en el archivo de Vitalia en Bogotá. Aun así, el registro de cada aplicación y sus copias de respaldo quedan en Google Drive (ver la tabla de arriba), y los mensajes que nos envías por WhatsApp quedan fuera de Colombia, en WhatsApp y en los encargados de Emilia.

Tus derechos

Como titular de los datos tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Solicitar prueba de la autorización que nos diste.
• Ser informado sobre el uso que les hemos dado.
• Revocar la autorización y pedir que suprimamos tus datos, cuando no exista un deber legal de conservarlos.
• Acceder gratis a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo con nosotros.

Cómo hacer consultas y reclamos

Escríbenos a hola@vitaliaensuba.com o usa el formulario de PQRS. Incluye tu nombre, cédula, un medio de contacto y lo que solicitas.

• Consultas (qué datos tenemos y cómo los usamos): respondemos en máximo 10 días hábiles (Ley 1581 de 2012, artículo 14). Si no alcanzamos, te avisamos y respondemos en máximo 5 días hábiles más.
• Reclamos (corregir, actualizar, suprimir o revocar): respondemos en máximo 15 días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos y respondemos en máximo 8 días hábiles más. Si el reclamo está incompleto, te pediremos lo que falta dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin respuesta, entenderemos que desististe.

Seguridad y conservación

Aplicamos medidas razonables para proteger tus datos: acceso restringido al personal que los necesita, dispositivos protegidos con contraseña y eliminación de copias innecesarias de fórmulas.

Tu consentimiento informado solo lo puede consultar el equipo de Vitalia que presta y coordina tu servicio. Cada persona entra con su propia clave, y el sistema anota quién abrió cada consentimiento y cuándo. Un consentimiento guardado no se puede editar, y su código deja ver si alguien lo cambia: si hay que corregir un dato, se firma uno nuevo. El consentimiento en papel lo guardamos en un archivo con acceso restringido.

Cuando el consentimiento informado se llenaba en la web (hasta el 14 de octubre de 2026), el borrador quedaba solo en el navegador de la persona, en esa pestaña, y se borraba al llegar el documento a nuestro sistema o a los 30 minutos sin actividad: no salía del navegador.

Registros de atención: 15 años. Tu consentimiento informado firmado, en línea o en papel, con la prueba de tu firma, el registro de cada aplicación y los datos de salud que contienen hacen parte de tu registro de atención. Los conservamos con acceso restringido y copias de respaldo durante al menos 15 años contados desde tu última atención, como exige la Resolución 839 de 2017 del Ministerio de Salud y Protección Social (artículo 3). Por eso no podemos borrarlos antes de ese plazo, aunque revoques tu autorización o pidas que se supriman.

El resto de tus datos los conservamos mientras seas usuario del servicio y durante el tiempo que exijan las normas contables, tributarias y de salud aplicables.

Cómo te contactamos

Te atendemos solo por nuestro WhatsApp oficial, +57 321 410 5045. Te contactamos únicamente por los canales que autorices: te escribimos desde ese WhatsApp y, si lo autorizas, alguien del equipo puede llamarte para coordinar tu visita. Nunca te pedimos claves ni códigos, ni que pagues a una cuenta distinta de nuestra llave Bre-B @vitaliabog o del link de Mercado Pago que te enviamos desde ese WhatsApp. Si alguien te pide algo así a nombre de Vitalia, no pagues y escríbenos a ese WhatsApp. Los mensajes publicitarios los enviamos de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. y los sábados de 8:00 a.m. a 3:00 p.m., nunca domingos ni festivos (Ley 2300 de 2023). Las confirmaciones y avisos de un servicio que agendaste pueden enviarse cuando sea necesario para prestarlo. Si empiezas a agendar por WhatsApp y la conversación queda a medias, Emilia puede escribirte hasta dos veces para retomarla, solo dentro de las 24 horas siguientes a tu último mensaje.

Vigencia

Esta política rige desde el 14 de octubre de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras Vitalia preste sus servicios. Si la cambiamos, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de actualización.